Kliniklager

Wie eine mobile SAP-App die Versorgungsprozesse im Klinikum Itzehoe optimiert

Effizient und sicher gleichermaßen müssen Logistikprozesse in Krankenhäusern sein. Eine mobile Versorgungs-App, eingebunden in das vorhandene SAP System, vereinfacht und verbessert die Bestellaufnahme auf den Stationen. Wir haben diese Lösung unter die Lupe genommen.

Bestellaufnahme und -weitergabe sind in Krankenhäusern viel zu oft langwierig und fehleranfällig: Dabei können im eng getakteten Klinikalltag Minuten über Leben und Gesundheit der Patienten entscheiden. Die einzelnen Stationen müssen sich darauf verlassen können, dass die Versorgung mit notwendigen Materialien stets sichergestellt bleibt.

Scans erfassen den Bedarf

Dennoch verbergen sich im Alltag mancher Klinik nicht zu unterschätzende Fehlerquellen. Immer noch müssen vielerorts Versorgungsassistenten von Station zu Station hetzen und dort kompliziert die Bestellungen aufnehmen. Bedenken Sie: Die Verwendung eines herkömmlichen Industriescanners, um die Artikelnummern einzulesen, und zusätzlich noch manuell Daten eintragen zu müssen, kostet wertvolle Zeit – mehrere Minuten für jede einzelne Kostenstelle.

Dabei ist dieses Vorgehen mehr als nur ein lästiger Zeitfresser. Es kann sogar die Abläufe in Ihrem Haus in Gefahr bringen. Denn zu überprüfen, ob die eingetragene Anzahl der jeweiligen Bestellung auch korrekt ist, ist bei diesem Ansatz schlicht für niemanden möglich.

App schließt Verwechslungen aus

Erst wenn Stunden später die Daten der Scanner im Zentrallager über eine Dockingstation in das jeweilige Krankenhausinformationssystem transferiert sind, offenbaren sich Fehler. An dieser Stelle punktet eine Versorgungs-App. Sie garantiert, dass in Ihrem Betrieb Buchungen und Bestandsmengen immer aktuell sind und nicht verwechselt werden können.

Was eine Versorgungs-App konkret leisten kann

Lassen Sie sich eine Versorgungs-App entwickeln, die auf mobilen Endgeräten läuft und direkt in Ihr Krankenhausinformationssystem integriert wird, profitiert der gesamte Krankenhausbetrieb von deutlich effizienteren Prozessen im Vergleich zur händischen Abwicklung der Bestellaufnahme.

Sievers scannt im Lager

Thorsten Sievers vom Klinikum Itzehoe demonstriert den Scanprozess mit der mobilen Versorgungs-App.

Der Ablauf im Detail

Ihre Versorgungsassistenten wählen mit der App auf dem Endgerät, das Spezialisten für Sie zusätzlich mit einem Infrarotscanner ausstatten, zuerst die Station aus. Dort sichten sie fehlende Artikel und scannen die Barcodes per Knopfdruck ein. Die fertige Bestellung wird auf dem Display angezeigt. So ist in Echtzeit überprüfbar, welche Artikel ihre Mitarbeiter in welcher Anzahl bestellt haben. Sollte sich dennoch ein Fehler einschleichen, ist eine umgehende Korrektur möglich. Dann erfolgt die Freigabe. Direkt danach landet die Bestellung als Reservierung in Ihrem System. Mit der passenden App dauert ein Scan-Vorgang für jede Kostenstelle nicht länger als 30 Sekunden.

Mobile App auf Scanner

Die robusten IPods erleichtern, ausgerüstet mit einem Scanner und der mobilen SAP-Versorgungsapp, die tägliche Bestellerfassung.

Gesamte Bestellverarbeitung digitalisieren

Entscheiden Sie sich für eine mobile Anwendung, garantieren Sie nicht nur eine effektive und sofort überprüfbare Bestellaufnahme. Sie stellen mit der passenden App auch ein zeitnahes, korrektes Buchen der Bestände in den Stationen und im Warenausgang sicher.

Fehlerquellen bei Kommissionierung ausmerzen

So ist es möglich, dass nach Eingabe der Anforderung auf der Station nicht nur die Bestellung ins Lager übermittelt, sondern auch die Kommissionierungsliste in Ihrem Krankenhausinformationssystem aufgerufen wird. Das heißt, alle benötigten Daten wie Artikelnummer, Materialkurztext, Lagerort, benötigte und verfügbare Mengen werden unmittelbar auf dem Display angezeigt.

 

Tipp:

Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung effizient und robust, also wenig fehleranfällig ausfällt.

 

Alle Beteiligten profitieren

Die Effekte machen sich in verschiedenen Bereichen bemerkbar. Ihre Mitarbeiter können optimal kommissionieren. Ihr Krankenhaus spart Kapazitäten, denn der Arbeitsaufwand, den Versorgungsassistenten für die tägliche Bestellaufnahme benötigen, sinkt mit einer App signifikant. Und eine dritte Partei profitiert: Ihre Patienten. Für deren Versorgung bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit. Die Qualität der Versorgung steigt.

Kliniken sparen Geld im Lagerbereich

Wenn Sie dafür sorgen, dass auch die Bestandsabfrage im Lagerbereich ebenso per App erfolgt, kann dort in der Folge auch auf die sperrigen Dockingstationen verzichtet werden. Dadurch entfallen zusätzlich PC-Arbeitsplätze im Lager – Ihr Krankenhaus spart Wartungskosten und Energie.

Kriterien für Ihre Entscheidung

Als Projektverantwortlicher oder Klinikleiter sollten Sie bei der Wahl für einen Dienstleister, der mit Ihnen eine Versorgungs-App ins Leben ruft, einige Kriterien prüfen.

Neben der Effizienz sollten Sie bei einer Lösung auf Nutzerfreundlichkeit und gute User Experience (UX) achten. Dem Anbieter sollte es gelingen, für Ihr Krankenhaus ein User Interface zu gestalten, bei dem jeder Nutzer intuitiv die wichtigen Dinge schnell findet und die richtigen Entscheidungen trifft. Eine klare Benutzerführung, aber auch eine ansprechende Optik, sind in der Praxis meist ausschlaggebend dafür, ob neue Anwendungen auch im B2B-Bereich in vollem Umfang genutzt und verstanden werden.

Beispiel aus der Praxis

Im Klinikum Itzehoe, einem der größten Krankenhäuser Schleswig-Holsteins, ist das gelungen. Logistikleiter Sievers bestätigt: „Unsere Versorgungsassistenten konnten das neue Verfahren von Anfang an gut umsetzen, durch die intuitive Nutzerführung sind die Prozesse eindeutig und verständlich. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fällt damit leicht.“ Mehr dazu lesen

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