SAP Cloud Platform für Einkauf und Vertrieb

Servicegetriebene IT macht Einkauf und Vertrieb smart und agil

Integrierte Anwendungen und Agilität stimmig verbinden: Das Beispiel eines führenden Lösungsanbieters für die Intralogistik zeigt, wie Unternehmen mit geringem Aufwand eine profunde Basis für eine agile, servicegetriebene IT legen und eigene Beschaffungs- sowie Vertriebsprozesse optimieren können. Um damit insbesondere für disruptive Veränderungen gerüstet zu sein, hat das Unternehmen Einkaufs- und Pricing-Applikationen auf Basis der SAPCloudPlattform implementiert und bei der Umsetzung auf die Vorteile eines agilen Methodensettings gesetzt. Mit gesteigerter Innovationsgeschwindigkeit sind so Tools entstanden, die insbesondere die Entwicklung von neuen Geschäftsmodelle für spontanen Serviceleistungen ermöglichen.

„Wir haben im Unternehmen seit vielen Jahren eine SAP-Strategie. Mitte 2018 haben wir die Weichen in Richtung SAP-Cloud-Plattform gestellt, sagt der Projektleiter eines global führenden Anbieters von Lösungen für Intralogistik. „Unsere Ziele damit sind klar umrissen“, ergänzt sein Kollege, ebenfalls Projektleiter und Experte für SAP-Vertrieb und -Einkauf. „Wir wollen weg von monolithischen Anwendungen und am Kern-ERP-System künftig nichts verändern, sondern ihn weitgehend im Standard belassen. In der Cloud-Plattform entwickeln wir dann die anwenderspezifischen Applikationen“, erläutert er den Plan.  
Mittels intelligenter Softwarelösungen sollen die Umschlagleistung erhöht und die bestmögliche Effizienz im Materialfluss erreicht werden. 

Turbulente Zeiten

Angesichts innovativer Geschäftsmodelle und veränderter Kundenerwartungen auf dem Markt, sah sich auch unser Kunde mit disruptiven Veränderungen konfrontiert. Der Verkauf und die Vermietung von Flurförderfahrzeugen sind seit Jahren etabliert, ebenso wie das FinanzierungsgeschäftInzwischen nehmen aber auch Anfragen zu Kurzzeitvermietungen zu. Damit ändert sich die Art der BereitstellungKunden möchten flexibel bleiben, indem sie Kapazitäten anstelle von Maschinen erwerben. Um mit der Zeit zu gehen, musste die Firma also passende Maßnahmen ergreifen. 

Zudem existieren knapp 30 Landesgesellschaften mit entsprechender Einkaufsorganisation. „Daher brauchen wir Tools, die es erlauben, effektiver mit Lieferfirmen zu verhandeln und rasch auf Anfragen Preisauskünfte zu geben. Tools müssen außerdem Transparenz herstellen, ob und welche Geräte gerade verfügbar sind“, sagt der Projektleiter der Firma.

Übergreifende Lösung auf SAP-Basis

Um dies umzusetzen, startete das Unternehmen mit einer Anwendung für die Impact-Planung, die der Einkauf nutzt. Entstehen sollte eine übergreifende Lösung für alle Beschaffungsbereiche. Auf Basis der SAPCloud-Plattform (SCP) sind in einem evolutionären Ansatz ein Planungstool für den Einkauf sowie Apps für das „Integrierte Pricing“ im Vertrieb entstanden. Der Einkauf simuliert mit dem Planungstool die Auswirkungen von Maßnahmen zur Kostenoptimierung. Konkret: Ändert eine Lieferfirma ihre Preise, ermittelt der Einkauf mithilfe des Tools die Auswirkungen auf die Preise der Produkte und Lösungen 

Ebenso kann der Einkauf mit dem Tool auf Materialebene kalkulieren, wo Stellhebel anzusetzen sind, um die Endkundenpreise zu senken, und mit den Lieferfirmen Rabatte aushandeln. Je exakter und aktueller die Datenbasis dafür ist, desto besser lassen sich die Effekte der Maßnahmen ermitteln. Und desto erfolgreicher gestalten sich auch die Verhandlungen. „Das Planungstool ist eine Art Tracking-Tool und umfasst eine Ideensammlung. Die Simulation wird immer konkreter, bis die Maßnahme vom Controlling freigegeben wird“, erklärt der Projektleiter. Bis dato nutzte der Einkauf ein Bündel von Werkzeugen. Datenbankbasierte SQL-Anwendungen, mal als Desktop-Variante, mal mit Web-Frontend. Ferner unterstützten Excel-Lösungen das Tagesgeschäft. Nachteil: ungleiche Bedienung und häufig keine Integration ins SAP-Backend, was dazu führte, dass mit Geräten geplant wurde, die nicht mehr verfügbar waren.

„Jetzt haben wir die Weichen in Richtung SAP-Cloud-Plattform gestellt“, so der Einkaufsspezialist weiter. Als agiles Methodensetting und Vorgehensmodell kam Scrum zum Einsatz. Dies nutzt die Innovationsgeschwindigkeit von Technologien und liefert kontinuierlich in kurzen Intervallen Produkte. Dadurch ließen sich Fehlentwicklungen vermeiden und Funktionen, die einen direkten Nutzen bringen, mit hoher Priorität entwickeln. 

Chancen agil nutzen

Bei der Umsetzung des Planungstools bewährte sich die agile Vorgehensweise, auch weil die Entwicklung der SAPCloudPlattform selbst eine hohe Dynamik an den Tag legt. „Wir haben den Flow genutzt und wollten beim zweiten Projekt, dem Integrierten Pricing, einen Schritt weitergehen, die Funktionen der SCP weiter ausreizen“, erinnert sich der Experte für Vertrieb und -Einkauf. Gemeint ist insbesondere die Entwicklung der Apps mit der Oberflächentechnologie SAP Fiori, die klar definiert, wie Apps aussehen sollen: klein, selbsterklärend und intuitiv zu bedienen. An Agilität bei der Einführung von SAP-Lösungen zu denken, scheint widersprüchlich. Grundsätzlich hat Agilität aber weniger mit den Systemen selbst zu tun als vielmehr mit der Komplexität und Innovativität der Projekte. Das gesamte Umfeld des Konzerns, die Anforderungen der Fachbereiche, die Geschäftsstrategien und -modelle sowie die technischen Optionen der SAPCloud-Plattform verhalten sich dynamisch, was die Fähigkeit zur schnellen Anpassung einschließtDiese Fakten sprachen für eine agile Vorgehensweise. 

Der Weg führt in die Cloud

Laut der Projektleiter war es der ideale Zeitpunkt, um den Weg in Richtung SCP zu gehen und Erfahrungen mit der Cloud-Welt von SAP zu sammeln. Dafür hat sich das Team von den Fachleuten der business solutions direkt GmbH, einem Unternehmen der direkt gruppe, Beratung und Unterstützung eingeholt. „Der Weg in die SAP-Cloud muss vor allem eins sein: für alle Beteiligten verkraftbar“, erklärt Sascha Boll, Berater und SAP-Experte von der business solutions direkt. Für den Start bedeutete das: die Funktionen der unterschiedlichen Anwendungen eins-zu-eins in der SAP-Cloud-Umgebung abbilden, die Prozesslogik an sich, also die Simulation und Analysen, übernehmen, aber die SAP-Tools weitgehend neu programmieren. Eine homogene Bedieneroberfläche mit einem zentralen Zugang war eine weitere Vorgabe. Die Bedienoberfläche sollte den Wechsel zwischen Applikationen überflüssig machen. Die Styleguides zur Oberflächengestaltung waren vom Kunden vorgegeben. Bereits nach kurzer Zeit konnte ein Prototyp präsentiert werden. 

Schnelle Suchfunktion

Das sogenannte Launchpad ist heute der einheitliche Einstiegspunkt für die rund 400 Anwender weltweit. Access- und Identity-Management werden über Microsoft Azure und das Active Directory geregelt; somit bekommen die Mitarbeitenden nur die ihnen zugewiesenen Apps und Funktionen angezeigt. Die Programmlogik, die zuvor in den Excel- und SQL-Anwendungen beheimatet war, ist in der Web-IDE von SAP entwickelt und optimiert worden. „Da in SAP S/4HANA alle Daten im RAM verarbeitet werden, haben wir keinerlei Performance-Einbußen, obwohl die Anwendung in der Cloud läuft“, resümiert der Kunde zufrieden. Die Suchfunktion ist dank In-Memory-Technologie schneller als die herkömmliche SAP-Suche. 

Weiterer Pluspunkt der Cloud-Lösung ist, dass sich die Oberfläche mittels SAP Translation Hub auf die landesspezifischen Sprachen und Darstellungen von Datum, Dezimalzahlen etc. automatisch anpassen lässt. Das Beraterteam der business solutions direkt hat die Anwendung so entwickelt, dass lediglich Platzhalter in der Oberfläche genutzt und diese dann automatisch mit Inhalten aus der Zielsprache gefüllt werden. 

Fachlich stand im Fokus, die Preisfindung und Kalkulationsschemata zu vereinheitlichen. Im Rahmen des integrierten Pricings entstanden vier Apps für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche. Im Backend wird dazu auf die Standardpreisfindung von SAP ERP zugegriffen. Integriert ist SAP Cloud for Customer. Dort sind die vertriebsrelevanten Daten hinterlegt, die in den Pricing-Apps abrufbar sind.

Intervalle werden kürzer

Nach erfolgreichen Schritten in Richtung SAP Cloud Plattform sind nutzenstiftende Apps entstanden. Anwendungen mit Integration in komplexe Backend-Systeme, die auf der Smart Watch, dem Tablet, den klassischen Desktop bis zum Beamer laufen, sind möglich. Doch die Vorzüge der Cloud-Plattform können nur soweit zum Tragen kommen, wie sich das neue, agile Mindset in den Köpfen der Mitarbeitenden etabliert. „Die Zeit tonnenschwerer Pflichtenhefte ist vorbei. In kürzeren Zeitintervallen entwickeln und liefern wir Funktionen kontinuierlich aus.“, sagt der Projektleiter des Unternehmens und schließt mit den Worten: „Veränderung ist die Konstante.“

 


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