Schatten-IT-notwehr

Schatten-IT ist Notwehr

Klick, klick, klick – ich hab dich. So beschaffen Fachabteilungen Anwendungen aus der Cloud, die nicht selten im Reich der Schatten-IT landen. Das One-click-away-Versprechen setzt IT-Abteilungen unter Druck. Für sie gilt daher: kontrolliert loslassen und IT-Servicemanagement neu denken.

Christopher Rentrop ist Professor an der Hochschule Konstanz und er hilft Unternehmen, der Schatten-IT auf die Schliche zu kommen. Schatten-IT, da ist Rentrop streng, sind „alle Anwendungen, die ohne die IT beschafft und nicht im Rahmen von IT-Service-Management (ITSM) betrieben werden“. Ohne Service Level Agreements (SLAs), Datensicherung, Patch-Management, User-Support, Helpdesk etc.

Compliance AnforderungenFür IT-Service-, Risiko- oder Compliance-Management können durch Schatten-IT gravierende Probleme entstehen (siehe Grafik: Sorgen bezüglich Compliance-Anforderungen). Falsche oder keine Standards, lückenhafte Datensicherheit, fehlende Tests und unzureichende Dokumentationen vergrößern Risiken, die eigentlich durch eine standardisierte IT und professionelles Servicemanagement eingedämmt werden sollen.

Und die Kosten? „Sie sind zwar schwer zu erfassen“, sagt Rentrop. Aber bei seinen Nachforschungen in den IT-Landschaften von Unternehmen im Rahmen des Forschungsprojekts „Schatten-IT“ ist er auf Tools gestoßen, deren Nebenkosten sich auf 90 000 Euro belaufen – pro Tool, pro Jahr. „Zwischen zehn und 50 Prozent einer normalen Systemlandschaft ist Schatten-IT“, so seine Erkenntnisse. „Bei unseren Untersuchungen von rund 30 Firmen sind wir auf insgesamt rund 300 Instanzen gestoßen, die ohne Kenntnis der IT betrieben werden“, zitiert Rentrop den Projektbericht. Instanzen sind für ihn einzelne Excel- oder Word-Dateien bis hin zu ausgewachsenen Anwendungen, auf die mehrere User Zugriff haben. ERP- oder CRM-Software wie Workday oder Salesforce, Personal Productivtiy Tools oder Storage wie Dropbox werfen als Cloud-Lösungen Schlaglichter im Schattenreich.

Wer gesteht schon gerne Schatten-IT oder blinde Flecken im IT-Inventar ein?

Licht ins Dunkel zu bringen, ist allerdings ein heikles Unterfangen. Denn wer lässt sich schon gerne in die Karten gucken und gesteht ein: Ja, wir haben ein paar blinde Flecken und damit vielleicht auch ein Problem. Um sich selbst ein Bild vom Ausmaß seiner Schatten-IT zu machen, kann man auf einen simplen Trick zurückgreifen. Vergleichen Sie die Budgets, welche die IT direkt verwaltet, mit den Zahlen für IT-Ausgaben, die im Einkauf auflaufen – iPads, Smartphones, Drucker, Belege für monatliche Miete etwa für Speicher oder Projektmanagement-Tools. Das Delta kann ein Indikator für Schatten-IT sein.

Einsatz von Cloud-Services

Durch Cloud-Computing, speziell Public-Cloud, ziehen weitere Schattenspender auf, wie Mark Alexander Schulte, Consultant beim Marktforschungsunternehmen IDC, erklärt. „Fachabteilungen versorgen sich mitunter im Alleingang mit Cloud-Services.“ Das Analystenhaus hat im vorvergangenen Jahr 260 IT-Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen in Deutschland mit mindestens 100 Mitarbeitern befragt. Momentan nutzten 32 Prozent der Fachabteilungen teilweise und 12 Prozent sogar sehr umfangreich Public-Cloud-Services, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen. Tendenz steigend.

„Fast die Hälfte der Befragten (46 %) befürchtet, dass durch den Einsatz von Cloud-Services die IT-Umgebung wesentlich komplexer wird und damit auch das IT-Servicemanagement“, sagt Schulte. Zudem bildeten sich erneut „IT-Inseln“, die wiederum verhinderten, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Besondere Herausforderungen seien an die Integration von Cloud-Services (Private/Public) mit herkömmlicher IT-Umgebung gestellt sowie an das Monitoring der Service Level Agreements (SLAs) in gemischten IT-Umgebungen, die aus Private und Public-Cloud-Systemen bestehen. „Die Anforderungen an heutige ITSM-Werkzeuge im Hinblick auf die Einhaltung der Compliance und die transparente Darstellung von Service Level Agreements (SLAs) in gemischten IT-Umgebungen sind stark gestiegen“, führt Schulte aus.

Ob 10, 25 oder 50 Prozent der Anwendungen und Infrastruktur Schatten-IT sind, ob Excel-Datei oder Web-Kalender: „Es nützt nichts wegzuschauen. Vogelstrauß-Mentalität aus Sicht der IT ist nicht angesagt“, führt Rentrop aus. Die IT müsse akzeptieren, dass der Bedarf da ist. Sie sollten die Systeme kennen und deren Weiterentwicklung im Blick haben. Schließlich hätte nur eine von 300 untersuchten Schattenanwendungen keinen betrieblichen Mehrwert gebracht. „Aus Spaß machen die Fachbereiche das nicht – es ist Notwehr, sich Schattensysteme zuzulegen, weil viele IT-Organisationen zu langsam sind“. Sie könnten die Bedürfnisse der Nutzer nach schlanken und passgenauen Lösungen häufig nicht erfüllen.

Cloud bietet Chancen für die IT, sich stärker als Berater des Business einzubringen

Systeme aus der Cloud grundsätzlich abschalten, ist auf jeden Fall kontraindiziert. Denn die IT kann von Cloud-Anbietern vielmehr profitieren, ihr eigenes Image verbessern und sich als Berater auf Augenhöhe positionieren. Dazu muss sie von den Vorzügen lernen, die Cloud-Software heute bietet. Einfache, intuitive Bedienung, einfache Konfiguration und sofortige Verfügbarkeit, um einige zu nennen. Die IT sollte zum Beispiel selbst eine den Anwenderbedürfnissen entsprechende unternehmensweite Filesharing- und Collaboration-Lösung auf die Beine stellen. Dann hat sich das Thema Dropbox oder Projektmanagement-Tool aus der Cloud schnell erledigt. Wichtig ist weiterhin, dass insgesamt das IT-Servicemanagement agil entwickelt und betrieben wird. Dies ist eine Herausforderung für die traditionelle IT, jedoch unumgänglich.Cloud Integration

Die IT müsse lernen, dass sie nicht mehr alles selber managen muss, und dem Fachbereich vermitteln, dass man ihm nichts wegnehmen wolle, lautet der Rat von Schattenjäger Rentrop. Dann klappt es auch mit der Zusammenarbeit. Aber in einem Punkt lässt er nicht locker: „Selbst wenn die Fachabteilung eigene Systeme betreibt, die Inventur in der Konfigurationsdatenbank und im Serviceportfolio muss vollständig und aktuell sein“. Kurz: Loslassen, aber bitte kontrolliert, lautet die Devise – damit aus den Schatten kein Tal der Finsternis wird.

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