Mobile SAP-Lösung

Mobile SAP-Lösung optimiert Klinik-Logistik

Wattetupfer auf Station bitte!

Wie können Krankenhäuser sicherstellen, dass auf allen Stationen ausreichend Spritzen und Verbandsmaterial vorhanden sind? Die direkt gruppe hat für das Klinikum Itzehoe eine Versorgungs-App in Form einer mobilen SAP-Lösung entwickelt.

Ein typischer Tag im Logistikzentrum des Klinikums Itzehoe: Im Gefäßzentrum werden Spritzen benötigt, in der Geburtenabteilung sind die Windeln knapp. Die HNO-Ambulanz hat Wattetupfer bestellt und in der Unfallchirurgie fehlen Kühlpacks. Im Klinikum Itzehoe laufen derlei Bestellvorgänge seit Kurzem über eine App am iPod.

Die Mobile SAP-Lösung vereinfacht die Klinik-Logistik

20 540 Materialien sind im SAP-System des Klinikums Itzehoe gelistet, erzählt Logistikleiter Thorsten Sievers: Verbandsstoffe, Medicalprodukte, Bürobedarfsartikel und Haushaltsprodukte. Pro Tag werden von den 102 Bedarfsstellen etwa 590 Artikel angefordert, im vergangenen Jahr waren es insgesamt 141 672 Bestellungen. Sievers und seine 16 Mitarbeiter nehmen die Bestellungen entgegen und liefern die Artikel aus dem Zentrallager in die Stationen. „Vier bis fünf sogenannte Versorgungsassistenten mussten bis dato morgens von einer Station zur nächsten laufen”, sagt Sievers. Dort hatte das Pflegepersonal bereits Etiketten der fehlenden Artikel ausgehängt. Die Versorgungsassistenten scannten die Etiketten mit einem herkömmlichen Scanner. Nach dem Scanvorgang konnten sie die Bestellung nicht überprüfen, da der Scanner über keine eigene Anzeige verfügte. Danach übergaben sie ihre Scanner an einen Logistikmitarbeiter im Zentrallager, der die Daten über eine Dockingstation in das SAP-System transferierte. Eingabefehler konnten erst nach Stunden im SAP-System entdeckt und behoben werden.

Mobile SAP-Lösung vereinfacht die Klinik-Logistik

Die direkt gruppe entwickelte für das Klinikum Itzehoe eine App, die die Versorgung vereinfacht, flexibilisiert und effizienter macht. Das Besondere an der neuen SAP-Lösung: Die App ist als mobile Lösung ins hauseigene SAP-System integriert. Bestellt ein Mitarbeiter auf einer Station einen Artikel, so wird das Zentrallager sofort über die Bestellung informiert und kann möglichst schnell die Versorgung sicherstellen.

Um die Endgeräte an SAP anzubinden, entschieden sich das Klinikum und die direkt gruppe für eine Lösung von Mobisys. Die Software wird als Addon im SAP-System installiert. So erhält man eine Art Entwicklungs-Framework, in dem man die mobile Anwendung designen und programmieren kann. Programmiersprache ist die Sub-sprache ABAP, die alle SAP-Entwickler verstehen. Als mobiles Endgerät entschied man sich für einen iPod. Alle iPods verfügen zusätzlich über eine Scannerschale mit Infrarotscanner, um die fehleranfällige Kamerafunktion zu umgehen, das Gerät zu schützen, und der integrierte Zusatz-Akku verdoppelt die Akkulaufzeit.

In der Praxis sieht die Versorgungskette heute so aus: Zuerst wählen die Versorgungsassistenten auf ihrem Gerät die Station aus, in der sie sich befinden. Dann sichten sie die fehlenden Artikel, ein Knopfdruck genügt – und schon sind alle Barcodes gescannt. Auf dem Display des iPods können die Mitarbeiter zum Schluss überprüfen, welche Artikel sie in welcher Anzahl bestellt haben und die Bestellung gegebenenfalls korrigieren. Anfordern, antippen – und schon wird die Bestellung als Reservierung im SAP-System hinterlegt. „Der Lager-Mitarbeiter kann sofort Packlisten zusammenstellen und die geforderten Materialien zeitnah ausliefern“, freut sich Sievers über die Verbesserung.


Viewsability-Ansatz

Beim Einsatz von neuen Tools ist eine ansprechende, anwenderfreundliche Darstellung enorm wichtig. Die Experten von der marketing solutions direkt, einem Unternehmen der direkt gruppe, haben dafür einen eigenen Begriff geschaffen: Viewsability. Ziel des Viewsability-Ansatzes ist es, eine Balance aus dem View (Look and Feel, Optik und Haptik) und der funktionalen Bedienfreundlichkeit (Usability) zu erreichen. Viewsability stellt konsequent den Nutzer ins Zentrum. Denn ist eine neue, technische Lösung rein funktional, aber nicht nutzerfreundlich und emotional ansprechend, werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie nicht einsetzen.


Um ein stimmiges Interface zu entwickeln, arbeitete die business solutions direkt mit den Kollegen von der marketing solutions direkt (msd) zusammen. „Bedienoberflächen von Anwendungen sind nicht immer selbsterklärend“, sagt Bastian Bilker, Leiter Konzeption und Kreation von msd. „Unser Auftrag war es, ein User Interface zu gestalten, bei dem jeder Nutzer intuitiv die wichtigen Dinge schnell findet und die richtigen Entscheidungen trifft.“ Bilker setzte beim Design auf den von msd entwickelten Viewsability-Ansatz, der Markendesign mit einer zielgruppen- und nutzenorientierten Gestaltung kombiniert (siehe Kasten).

Die Mitarbeiter des Klinikums Itzehoe sind sehr zufrieden mit der Lösung. Pro Kostenstelle dauert der Scan-Vorgang mit der neuen App nur noch eine halbe Minute, mit dem alten Industriescanner waren es etwa drei Minuten gewesen. 1,8 Stunden werden so jeden Tag gespart. Statt vier bis fünf Mitarbeiter müssen heute nur noch zwei Mitarbeiter zum täglichen Aufnehmen der Bestellungen ausrücken. Die App hat die Fehlerquote reduziert und die Warenannahme entzerrt. Logistikleiter Thorsten Sievers ist glücklich: „Es ist viel ruhiger geworden.“


Klinikum Itzehoe

Das Klinikum Itzehoe mit seinen mehr als 2100 Mitarbeitern ist seit 1976 in Betrieb. Mit einem Einzugsgebiet, das weite Teile der Metropolregion Hamburg umfasst, zählt es zu den größten Krankenhäusern in Schleswig-Holstein. Die zehn Kliniken des Hauses bieten ein breites Leistungsspektrum. Mehr als 30 000 Patienten werden jährlich stationär, mehr als 36 000 ambulant behandelt. 709 vollstationäre Betten stehen derzeit zur Verfügung, davon 29 Intensivbetten. Träger des Klinikums ist ein Zweckverband des Kreises Steinburg und der Stadt Itzehoe.


Dieser Projektbericht erschien in der direkt informiert 04/2016. Weitere Artikel aus der Ausgabe lesen Sie hier: direkt informiert 04/2016, Schwerpunkt: Mut

1 Antwort
  1. Mäusschen
    Mäusschen says:

    Sehr interessant, vielen Dank. Immer wieder erstaunlich, was mit einem modernen SAP Programm möglich ist und wie es den Alltag erleichtern kann.

    Antworten

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