Kann mehr als Videokonferenzen: MS Teams effizient nutzen

Microsoft Teams wird seit Beginn der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen eingesetzt – als Teil von Microsoft 365 war es ja sofort verfügbar. Genutzt wird es zu häufig nur für Videokonferenzen. In unseren Workshops lernen Anwender, wie sie mit diesem Kollaborationstool ihre gemeinsame Arbeit viel effizienter organisieren können.

Als Mitte März immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice schickten, standen die IT-Abteilungen unter Druck: VPN-Verbindungen und Zugriffsrechte mussten erst eingerichtet werden, häufig fehlte noch Equipment. Immerhin, für Video- und Telefonkonferenzen hatten die meisten bereits eine Anwendung im Portfolio: MS Teams als Bestandteil von Microsoft 365. Es musste nur ausgerollt und freigeschaltet werden – was sehr viele Unternehmen auch taten: Innerhalb einer Woche wuchs die Zahl der täglichen aktiven Nutzer des Tools weltweit von 32 auf 44 Millionen an.

Ob per Laptop oder Smartphone, inzwischen gehören die virtuellen Meetings auch für Millionen deutscher Beschäftigter zum Homeoffice-Alltag. Dabei ist die Videokommunikation aber nur eine der Funktionen von MS Teams, die Anwendung kann weit mehr.

Die Möglichkeiten entdecken

MS Teams ist als zentrales Tool zur Kollaboration angelegt, wird aber häufig noch nicht in vollem Umfang genutzt. „Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass längst nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, oft auch noch gar nicht bekannt sind“ sagt Hendrik Ketteler, Business Consultant der direkt gruppe.

Das beginnt schon mit dem Nutzungsumfang in virtuellen Meetings. Funktionen wie „Whiteboard“ und „Bildschirm teilen“ sind oft nur den Teilnehmenden geläufig, die sich selbst schon etwas mehr mit dem Tool auseinandersetzen konnten. Doch die eigentliche Idee hinter MS Teams ist das effiziente, ortsunabhängige Zusammenarbeiten in Abteilungen, Projekten, Gruppen, Gremien und vielen anderen denkbaren Konstellationen innerhalb und außerhalb einer Organisation.

Dafür bietet die Anwendung auch die nötigen Werkzeuge, weit über Kommunikation per Telefon, Videokonferenz und Chat hinaus. So können etwa Dokumente nicht nur geteilt und abgelegt, sondern auch von mehreren Projektmitgliedern gleichzeitig bearbeitet werden. Die Versionierung der Dokumente erfolgt automatisch im System. Damit verändern sich also auch die Arbeitsweisen: Projektdokumentationen müssen weder in mehreren Versionen auf dem Laufwerk abgelegt, noch per E-Mail verschickt und abgeglichen werden. Zusätzlich bietet Teams viele Möglichkeiten zur Automatisierung ganzer Prozesse, die sich als Eigenentwicklungen und Apps unter MS Teams einfach einbinden lassen. In der Prozessunterstützung steckt sehr viel Zukunftspotenzial von Teams.

Mindset, Skillset, Toolset: Den Nutzungsgrad von MS Teams erhöhen

Da MS Teams häufig sehr kurzfristig eingeführt wurde, hatten viele Unternehmen bisher noch nicht die Möglichkeit, alle Funktionen auszuloten und den Anwendern zu vermitteln. Um den Nutzungsgrad von MS Teams zu steigern, sind außer den technischen Voraussetzungen – dem Toolset –, wie etwa passenden Berechtigungen oder der Integration des Active Directory, auch Skillset und Mindset der Nutzer entscheidend.

Dazu empfiehlt es sich, die Mitarbeitenden zunächst in Schulungen mit dem neuen Tool vertraut zu machen. In Remote-Workshops, wie sie die direkt gruppe anbietet, werden in kleinen Gruppen sowohl das Konzept von MS Teams als auch die einzelnen Funktionen erklärt. Mit den neu erworbenen Skills und dem Verständnis für das Konzept der Zusammenarbeit lässt sich dann auch die Zusammenarbeit effizienter neu organisieren.


Sie haben Interesse, die Potenziale von Microsoft Teams optimal auszunutzen? Dann können Sie jetzt Kontakt mit uns aufnehmen und einen Workshop vereinbaren: https://blog.direkt-gruppe.de/kontakt/

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