Herausforderung SharePoint-Betrieb

SharePoint-Betrieb als Herausforderung

SharePoint® kann mehr als Speisepläne standortunabhängig verfügbar machen. Doch wenn das Universalwerkzeug aus dem Hause Microsoft® den digitalen Wandel im Unternehmen voranbringen soll, ist ein professioneller Betrieb der Plattform erforderlich.

Digitalisierung effektiver unterstützen

Der digitale Wandel hat die Unternehmen und ihre IT längst ergriffen. Das gilt auch und gerade für den Informationsfluss und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Mittel der Wahl ist dabei häufig die Nutzung von  Microsoft SharePoint. Neben Funktionen wie Dokumenten- oder Content-Management unterstützt die Software beispielsweise auch die Zusammenarbeit in virtuellen Teamräumen und den Aufbau firmeneigener sozialer Netze mit MySites. So lassen sich neue Produkte und Services in global verteilten Teams schneller entwickeln und auf den Markt bringen. Darüber hinaus kann die SharePoint-Technologie als Plattform für die Realisierung neuer digitaler Geschäftsprozesse genutzt werden – etwa zur Unterstützung des Kunden-Service oder der Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen.

Die technischen Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos: Vom Intranet über global genutzte Projektmanagement-Lösungen bis hin zu Spezialanwendungen wie etwa die Verwaltung von digitalen Akten oder eines Schulungsportals reichen die Beispiele. Und auch mit vergleichsweise unspektakulären Lösungen, wie etwa einem Workflow für eine effizientere Rechnungseingangsbearbeitung, kann sich der SharePoint-Einsatz in kurzer Zeit durch die Ablösung von manuell ablaufenden Prozessen bezahlt machen.

Gute Planung erhöht die Akzeptanz

Für eine möglichst effektive und wirtschaftliche Nutzung müssen zunächst Kontext und Ziele des SharePoint-Einsatzes geklärt werden. Auch die Größe der Installation spielt eine wichtige Rolle. Denn die Akzeptanz der SharePoint-Lösungen durch die Benutzer hängt stark von der Verfügbarkeit, der Störungsfreiheit und der Zugriffsgeschwindigkeit ab. Das verlangt nach einer leistungsfähigen Infrastruktur, egal ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als hybride Lösung.

Weitere Erfolgsfaktoren sind Anwenderschulung und -Support. Nur wenn Mitarbeiter gut in die Bedienung eingearbeitet sind und im Bedarfsfall schnell professionelle Hilfe erfahren, können SharePoint-basierte Lösungen die Produktivität dauerhaft verbessern. Wer bei der Einrichtung einer neuen Gruppe oder anderen Fragen tagelang auf Support warten muss, wird lieber weiter mit herkömmlichen, weniger effizienten Werkzeugen arbeiten und so den Return on Investment der Lösung minimieren. Es lohnt sich deshalb, bei der Schulung und beim Anwendersupport auf Qualität zu achten.

SharePoint-Betrieb: Auslagern spart Kosten

Wirtschaftlich sinnvoll ist es, das spezielle Know-how im Paket mit dem kompletten SharePoint Betrieb extern einzukaufen. Zum einen wird damit die eigene IT-Abteilung entlastet, zum anderen bietet dieses Modell meist kostengünstigere Services und einen höheren Leistungsumfang, als dies mit Eigenleistung möglich ist. Das gilt auch bei der Umstellung älterer Lösungen auf das aktuelle SharePoint 2013 und dessen bereits angekündigten Nachfolger SharePoint 2016.

Ein weiterer Vorteil: Der Umfang und damit auch die Kosten eines solchen „Remote-Betriebs“ von SharePoint-Lösungen lassen sich gezielt an den Bedarf von Unternehmen und anderen Organisationen anpassen. Bei Betrieb im privaten Rechenzentrum sind neben Capacity- und Compliance-Management vor allem Datensicherung, Patch- und LifeCycle-Management gefragt. Bei einer Cloud-Lösung sind diese Leistungen zwar in vielen, aber nicht in allen Fällen bereits integriert.

Wer sich für den Betrieb der SharePoint-Landschaft durch einen Dienstleister entscheidet, sollte bei dessen Auswahl besonders auf die Leistungen, die Kompetenzen und auf einen gutes, partnerschaftliches Verhältnis achten.

So finden Sie den richtigen SharePoint-Betrieb: 10 Punkte, auf die Sie achten sollten!
  1. Professioneller Anwendungsbetrieb und -Support durch Fachkräfte mit nachgewiesenem SharePoint-Know-how
  2. 7×24 Rufbereitschaft
  3. Individuell anpassbare Service Level Agreements
  4. Sicherung der IT-Service-Qualität durch Arbeiten nach ITIL (IT Infrastructure Library)
  5. Vereinbarung von Wartungsfenstern außerhalb der Businesszeiten für eine störungsfreie Produktivität
  6. Verfügbarkeit persönlicher Ansprechpartner und abgestimmte Governances
  7. Upgrade-Fähigkeit durch Entwicklungs- und Deployment-Richtlinien
  8. Erfahrung in der Abstimmung von technischen Notwendigkeiten mit Business-Aspekten
  9. Enge Verzahnung von Projekt und Betrieb mit geregelten Betriebsübergaben
  10. Klar definierte und dokumentierte Prozesse zur laufenden Weiterentwicklung und Optimierung
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