Gothaer Systems: Begeistern durch Digitalisierung

360-Grad-Service-Lifecyle für den Future Workplace

Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet unabhängig vom Aufenthaltsort und Endgerät des Mitarbeiters eine nie gekannte Bandbreite von Funktionen. Bei der Einführung setzt Gothaer Systems auf ein durchgängiges Lifecycle-Management bezüglich sämtlicher IT-Services.

Webkonferenzen, mobiler Datenzugriff und immer mehr Anwendungen aus der Cloud belegen: Die Digitalisierung verändert den Arbeitsplatz. Was das in der Praxis der Versicherungsbranche bedeutet, zeigt das Beispiel der Gothaer Systems GmbH. Der IT- und Kommunikationsdienstleister der Gothaer Versicherungen ist für die technische Ausstattung und Betreuung der Arbeitsplätze von mehr als 5 000 Mitarbeitern im Innendienst und fast die gleiche Zahl im selbstständigen Außendienst verantwortlich.

Torsten Schwipps, Bereichsleiter Workplace Services bei Gothaer Systems, erlebt den Wandel der Anforderungen an den Arbeitsplatz so: „Die Veränderungen des Marktes und die digitale Transformation erfordern Änderungen der Organisation und der Prozesse. Konkret bedeutet das: eine agilere Zusammenarbeit, auch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg, und mehr Kommunikation.“

 

Unternehmensziele und Mitarbeiterwünsche erfüllen

Die zunehmend dezentrale und mobile Arbeitsweise in vielen Bereichen basiert zum einen auf den Geschäftsanforderungen in einer vernetzten Welt: Crossfunktionale Teams in wechselnder Zusammensetzung an verteilten Standorten beraten nicht nur, sie entwickeln auch gemeinsam Produkte und arbeiten gleichzeitig an denselben Dateien und Dokumenten.

Zum anderen sind es angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels die persönlichen Erwartungen der Arbeitnehmer, die eine Flexibilisierung der Arbeitsplätze erforderlich machen. Immer mehr Pendler und Teilzeitbeschäftigte wollen zumindest zeitweise zu Hause und unterwegs arbeiten.

Die Veränderungen des Marktes und die digitale Transformation erfordern Änderungen der Organisation und der Prozesse.
Torsten Schwipps, Gothaer Systems

Insbesondere der hoch qualifizierte Nachwuchs in Fachbereichen und Management will mitbestimmen, wann und wo er seine Aufgaben erledigt. Die dafür benötigten Technologien sind verfügbar. Leichte, widerstandsfähige Endgeräte mit Touch-Bedienung gehören dazu ebenso wie Breitbandnetze und Cloud-Infrastrukturen, in denen virtuelle Ressourcen weltweit jederzeit verfügbar sind. Doch die Technologie allein schafft noch keinen Mehrwert.

Integrierte Strategie bei Gothaer

Der Gothaer Konzern hat deshalb im Rahmen seiner Strategie Gothaer 2020 eine eigene Teilstrategie für den Future Workplace entwickelt, die das Zusammenspiel von Mensch, Technologie und dem räumlichen und organisatorischen Umfeld berücksichtigt, um bei jeder Aufgabe bestmögliche Unterstützung zu bieten. „Unser Ziel lautet: Begeistern durch Digitalisierung“, erklärt Torsten Schwipps. „Dazu schaffen wir eine agile, innovative, mobile und auf Kooperation ausgerichtete Arbeitswelt.“

Wie geht Workplace-Management?

Der Aufbau und Betrieb eines komplett neuen Arbeitsplatzkonzepts stellten die Gothaer Systems als Dienstleister vor neue Herausforderungen. Eingehende Analysen offenbarten Optimierungsbedarf in verschiedenen Bereichen. Langsame und schwerfällige Entscheidungen, Silodenken und Sich-Verzetteln in zu vielen parallelen Projekten gehörten ebenso zu den Problemfeldern wie eine unübersichtliche Aufbauorganisation und das angestaubte Image. Als Lösungsansatz entwickelten die Verantwortlichen um Torsten Schwipps gemeinsam mit den Beratern der direkt gruppe ein 360-Grad-Service-Lifecycle-Modell.

Von grundlegender Bedeutung für den 360-Grad-Service-Lifecycle ist die Service-Definition. Sie besteht aus vier Komponenten:

  • Service-Ziel
  • garantierte Eigenschaften
  • Kundenerwartungen
  • Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse des Kunden

Service-Modell begreifen

Wie schafft man einen Arbeitsplatz, der alle Aspekte besitzt, um die Mitarbeiter in ihren individuellen Arbeitsbedingungen dauerhaft optimal zu unterstützen? Um diese Aufgabe zu lösen, kombiniert die Gothaer Systems moderne Technologien wie Windows Folkert Jung Executive Consultant und Unit Lead Digital Growth solutions direkt AG folkert.jung@direkt-gruppe.de
10 und Office 365 mit einem schlanken IT-Betriebsmodell, dem neben stehend beschriebenen 360-Grad-Service-Lifecycle. Die größte Herausforderung ist dabei die Implementierung des neuen Service-Modells. Denn nur wenn alle Beteiligten ihre Aufgaben und die Regeln der Zusammenarbeit verstanden haben, kann das Zusammenspiel so funktionieren, dass der erwartete Geschäftsnutzen eintritt.

Angesichts der Komplexität des Themas suchte Torsten Schwipps nach einer Möglichkeit, um die Zusammenhänge zwischen den strategischen Zielen, der technologischen Ebene und der Rolle des einzelnen Mitarbeiters zu visualisieren. Die Lösung fand er schließlich in dem „Service Cube Workplace Management“. Jede Seite dieses Würfels eröffnet einen anderen Blick auf den Service „Arbeitsplatz“. „Das erleichtert mir die Gesprächsführung und hilft den Mitarbeitern, den 360-GradService-Lifecycle besser zu verstehen“, freut sich Torsten Schwipps.


Dieser Artikel erschien in der direkt informiert 02/2018. Weitere Artikel aus der Ausgabe lesen Sie hier: direkt informiert 02/2018, Schwerpunkt: Sich neu erfinden

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