Wie Sie Collaboration-Projekte erfolgreich in die Hand nehmen

Wie Sie Collaboration-Projekte erfolgreich in die Hand nehmen

Vom Suchen und Finden

Damit Collaboration-Projekte nicht zum Information-Overflow führen, muss man sich mit den Arbeitsprozessen der einzelnen Fachabteilungen auseinandersetzen. Und zwar bevor ein Produkt ausgewählt wird.

Als Kollaborateure bezeichnete man Personen, die mit dem Feind zusammenarbeiteten. Darauf stand früher die Todesstrafe. In den letzten Jahren hat sich der Begriff „Collaboration“ als Synonym für Zusammenarbeit und als fester Bestandteil von Unternehmens- und IT-Strategien etabliert. Konkret geht es darum, Informationen, Erfahrungen und schließlich Wissen innerhalb des Unternehmens zu managen. Ob im Intranet, mobil oder in Social Networks. Hingerichtet wird heute keiner, der „kollaboriert“, aber so mancher kollabiert: So belegen Studien, dass ein Viertel der täglichen Arbeitszeit für die Suche nach Informationen draufgeht. Das sind zwei Stunden pro Tag. Die Kosten? Können Sie bitte mit den durchschnittlichen Stundensätzen in Ihrem Unternehmen selber ausrechnen.

Auf den Punkt gebracht bedeutet Collaboration ein „Many-to-Many“-Arbeits- bzw. Kommunikationsmodell: Mehrere Personen arbeiten an einem Thema oder Projekt, möglicherweise an verteilten Standorten, in unterschiedlichen Teams oder mit unterschiedlichen Geräten. Ihr Ziel: ein gemeinsames Ergebnis erstellen. In Abgrenzung dazu versteht sich etwa der Intranet-Auftritt einer Unternehmung als eine „One-to-Many“-Lösung – eine Person verfasst einen Artikel und publiziert diesen mit dem Ziel einer geordneten Informationsverbreitung an eine beliebige Anzahl von Interessenten.

Folgende Faktoren verbessern die Erfolgsaussichten von Collaboration-Projekten
  • Nutzwert schaffen durch die Einbindung des Collaboration-Tools in relevante Aufgaben
  • Management lebt die Nutzung des Collaboration-Tools vor
  • kulturelle Veränderungen parallel erarbeiten
  • mit Training den Einstieg erleichtern
  • Integration in bestehende Systemlandschaft

Viele Leute, verteilte Standorte, ein gemeinsames Ergebnis

Häufig findet Zusammenarbeit über den einfachen Dateiaustausch (File Share) oder über die persönliche Mailbox statt. Dokumente werden auf Laufwerken abgelegt oder via Mail versandt und dann unabhängig voneinander bearbeitet. Der ursprüngliche Versender des Dokuments verwendet dann einen Großteil seiner Zeit darauf, die unterschiedlichen Versionen und Inhalte der Dokumente wieder in einem „Master-Dokument“ zusammenzuführen. Auf diesem Wege gehen Formatierungen und inhaltliche Gliederungen meist verloren und müssen dann aufwendig aktualisiert werden.

Neben der direkten Zusammenarbeit an einem Dokument gibt es noch eine Reihe von Anforderungen, die durch ein entsprechendes Collaboration-System gelöst werden müssen. Beispiele sind der Austausch von Informationen oder Dokumenten sowie das Suchen und Finden von Informationen oder Dokumenten für gemeinsame Planungskomponenten oder Workflows.

Entscheidend für den Erfolg eines Collaboration-Projektes ist, die Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens genau zu untersuchen. Dazu hat sich die Muscow-Liste (Must-have, Should-have, Could-have, Won’thave) als ein geeignetes Instrument erwiesen, die Anforderungen der Fachbereiche zu dokumentieren. Ein weiterer Faktor ist die bedarfsgerechte Umsetzung der Anforderungen. Die in der Vergangenheit von vielen Softwareanbietern als Verkaufsargument genutzte „Featuritis“ (viel hilft viel) ist im Collaboration-Zusammenhang wenig zielführend. Denn die technischen Möglichkeiten der marktgängigen Collaboration-Lösungen überschreiten häufig das, was der User am Arbeitsplatz sinnvoll nutzen kann.

Wissen, was der Anwender wirklich braucht

Vor diesem Hintergrund ist es zwingend zu empfehlen, in einem Collaboration-Projekt vor dem technischen Design, der Implementierung oder anderen technischen Arbeitspaketen sich sehr ausgiebig mit den eigentlichen Arbeitsprozessen der einzelnen Fachabteilungen auseinanderzusetzen.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es mehrere inhaltliche Ausprägungen etwa für einen „collaborativen Teamraum“ in einem Unternehmen gibt. Wenn auch die grundsätzlichen Parameter für ein Projekt (Time, Scope, Budget) immer die Gleichen sind, können diese Parameter je nach Fachabteilung anders gewichtet und damit verbunden andere Anforderungen an den Projektraum gestellt werden. Allerdings können auch diese Anforderungen nur eine Momentaufnahme abbilden, da sich entsprechend der Dynamik des Geschäftes auch die Anforderungen an einen Teamraum verändern können.