Bonzai – Werkzeugkasten für das Intranet

Make and buy

Ein passgenaues Intranet in acht bis zwölf Wochen einführen, geht das? Mit Bonzai, einem Baukastensystem und einem stringenten Vorgehensmodell, ist das möglich.

Kompliziert wird es meistens, wenn man genau hinschaut. Das gilt für IT-Projekte im Allgemeinen; Intranet-Projekte bilden da keine Ausnahme. Obwohl auf dem Markt ein breites Spektrum an schlanken Cloud-Lösungen von einem mobilen Intranet bis hin zu komplexen Enterprise-Lösungen vorhanden ist, kann die Einführung zeitlich und finanziell schnell über den geplanten Projekt­rahmen hinausschießen. Häufig passt die Standardlösung aus der Cloud dann doch nicht so 100-prozentig oder die Unternehmensprozesse sind so spezifisch, dass individuelle Programme drangestrickt werden müssen.

„Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, dass das optimale Intranet, das sich eben mal installieren und einführen lässt, nicht existiert.“

Alexander Ahrens,
solutions direkt AG

„Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung von In­tranet-Projekten wissen wir, dass das optimale System, das sich eben mal installieren und einführen lässt, nicht existiert“, erklärt Alexander Ahrens, Teamlead Information Workplace, zumindest dann nicht, wenn es um mittlere bis größere Organisationen geht. Weder make noch buy liefert adäquate Lösungen.

Ein zielführender Ansatz verbindet vielmehr das Beste aus beiden Welten: ein Baukasten, der Standardbausteine beinhaltet und gleichzeitig ein Toolset bietet, mit dem sich individuelle Anforderungen zügig und integriert umsetzen lassen. „Bonzai heißt unser Ansatz, eine ‚Intranet-in-a-Box‘-Lösung basierend auf Microsoft SharePoint“, sagt Ahrens weiter.

Bonzai – Intranet-in-a-Box

Unternehmen können die für sie relevanten Bausteine wie in einem Baukasten auswählen und an ihr individuelles Branding anpassen. Dies ermöglicht es, Intranet-Projekte mit bester Kosten- und Zeiteffizienz umzusetzen, acht bis zwölf Wochen sind die üblichen Projektlaufzeiten. Die Mitarbeiter profitieren dabei vor allem von der nahtlosen Integration in die bekannte Arbeitswelt, wie beispielsweise Microsoft Office oder Outlook.

Das richtige Werkzeug und die passende Methode sind das eine, weiß Beraterin Sarah Schaller. Als entscheidend für den Erfolg von Intranet-Projekten haben sich ihr zufolge sechs typische Anforderungen herauskristallisiert:

1. Nutzererlebnis und Design

Bei diesem Aspekt geht es vor allem darum, einfach und schnell die relevanten Informationen zu finden. Wie wichtig das ist, belegen Studien etwa von IDC: Demnach verbringen Mitarbeiter ein Viertel ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Das sind durchschnittlich zwei Stunden pro Tag.

Eine intuitive Nutzerführung kann helfen, wertvolle Zeit zu sparen. Zu einem modernen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter und zu einem konsistenten Nutzererlebnis gehört weiterhin die nahtlose Darstellung auf sämtlichen mobilen Endgeräten. Das Stichwort lautet hier „Mobile Intranet“ als einer der bedeutendsten Intranet-Trends dieses Jahres. Darüber hinaus fördern eine gut funktionierende Suche und die Personalisierung der Inhalte etwa nach Standort oder der Position im Unternehmen die Nutzung des Intranets. Ein attraktives Design mit der Integration des individuellen Brandings der Unternehmung unterstützt das positive Nutzererlebnis und repräsentiert die Corporate Identity aktiv auf dieser Plattform.

2. Soziales Netzwerken

Das „Social Intranet“ ist neben dem oben erwähnten „Mobile Intranet“ ein weiterer Schlüsseltrend im Kontext von Intranet-Plattformen. Das Social Intranet soll den Mitarbeitern ermöglichen, miteinander in Kontakt zu treten und Informationen auszutauschen. Kommentieren, Folgen, Teilen und Weiterempfehlen sind typische Funktionen einer solchen Plattform. Vereinfacht ausgedrückt kann es als eine Art Integration von Facebook in das Intranet beschrieben werden. Bei Kunden wird dieser Trend mit steigender Tendenz priorisiert.

3. Kollaboration

Die effiziente Zusammenarbeit von Teams, die von den verschiedensten Orten der Welt an einem Projekt arbeiten, hat für Unternehmen stetig steigende Relevanz. Arbeitsgruppen machen sich dafür virtuelle Projekt- und Teamräume zunutze. Globalisierung, digitale Transformation und moderner Arbeitsplatz sind die Schlagwörter, die in diesem Zusammenhang meist in der Fachliteratur erwähnt werden. Ein zeitgemäßes Intranet unterstützt diese digitale Zusammenarbeit mit Blogs, Chats, Netzwerkplattformen und vor allem einer Integration dieser Teamräume als Bestandteil des Intranets.

4. Redaktionelles Arbeiten

Vom Unternehmen definierte Redakteure recherchieren, erstellen, redigieren und veröffentlichen Inhalte. Je nach Unternehmensstruktur werden diese Inhalte von einer zentralen Redaktion (z. B. Kommunikationsabteilung) oder dezentral, wie etwa von den verschiedenen Unternehmensbereichen oder Standorten, gepflegt. Oftmals stellt sich heraus, dass vor allem bei dezentralen Unternehmensstrukturen und einer ausgeprägten Interaktivität der Mitarbeiter als Gelegenheitsredakteure die Einfachheit der Nutzung am wichtigsten ist, um schnell Inhalte erstellen zu können.

5. Prozess und Workflow

Trotz Wikis haben Dokumente einen hohen Stellenwert. Sie müssen abgelegt und verwaltet werden. Darüber hinaus sind Funktionen wie Freigabe- und Lesebestätigungen, kollaboratives Schreiben, Check-in/Check-out-Mechanismen nötig.

6. System und Technik

Cloudbasierte Intranet-Lösungen zeigen sich von immer größerer Relevanz in der Unternehmenswelt. Diese Tendenz schlägt sich in Kundenprojekten nieder. Da die technischen Systeme von Unternehmen sehr unterschiedlich sind, sollten Intranet-Lösungen eine nahtlose Integration, als entscheidenden Erfolgsfaktor, in bestehende Systeme ermöglichen.

Neben den genannten Anforderungen und ganz gleich, ob ein System von der Stange, eine Individuallösung oder der Bonzai-Ansatz gewählt wird: Mitarbeitern muss das Mitmachen, die aktive Beteiligung am Intranet so leicht wie möglich gemacht werden. Einführungsprozesse sollten ferner schlank und agil gehalten werden, damit neue Features und Trends kontinuierlich integriert werden können.

Mehr zu Bonzai unter bonzai.direkt-gruppe.de.


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Dieser Artikel erschien in der direkt informiert 04/2017. Weitere Artikel aus der Ausgabe lesen Sie hier: direkt informiert 04/2017, Schwerpunkt: Einfachheit